Capturar – o passo 1 do GTD

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Oi gente,

Hoje vamos iniciar o terceiro post da série sobre GTD. Nosso foco será no passo 1, CAPTURAR (coletar).

O objetivo desse passo é anotar qualquer tipo de tralha (informação/coisa) que capte a sua atenção. Pois, como já disse nos posts anteriores a nossa mente foi feita para criar e não para armazenar coisas. Acredite, a sua cabeça vai falhar no exato momento em que você precisa lembrar-se da informação (tralha).

bloquinho

Eu sugiro a todo ter duas ferramentas de coleta de tralha (informação/coisa), uma digital e uma de papel. Mas é claro que isso é adaptável a realidade de cada pessoa.

Por exemplo, eu tenho um bloquinho (papel) de captura sobre a minha mesa de trabalho, um ao lado da cama (impressionante a quantidade de coisas que vem a nossa mente na hora que deitamos), e o gravador do celular para toda a coleta quando eu estou na rua.

Como tudo isso funcionada?

Ao longo do dia enquanto estou trabalhando em uma tarefa outras demandas surgem. Essas demandas (tralhas) podem ser urgentes, podem ser apenas mais tarefas, podem ser compromissos (eventos com data e hora para acontecer) e o bloquinho ao lado do computador foi a melhor forma que encontrei de anotar essas demandas sem que a concentração seja totalmente interrompida. Depois eu consigo voltar a trabalhar na tarefa sem perder o foco do que estava fazendo.

Vamos imaginar que eu trabalhei no computador a manhã toda, quando foi a tarde eu tive que sair, mas isso não significa que demandas não apareçam, elas surgem a todo o momento. Para mim a melhor forma de capturar essas demandas quando estou na rua, é através do gravador de voz do celular. Pois é algo que está sempre comigo.

Isso não significa que você não possa ter mais de uma ferramenta de coleta digital (evernote, todoist, Google drive, email) ou outras formas de captura física. Aqui vale muito o BOM SENSO. Contudo, quanto mais ferramentas de captura (coleta) você tiver mais complicado será processar  e organizar todas as informações (tralhas) quando chegar aos próximos passos.  Com muitas ferramentas você ficará confuso e vai acabar perdendo alguma coisa coletada.

É muito importante que você tenha um local para manter (temporariamente) as demandas que chegam a você, mas que não foi você quem as coletou. Por exemplo, cartas, comunicados de diretoria, recados da sua secretária, etc. Tudo isso também são tralhas que precisarão ser processadas e organizadas, mas enquanto você não faz isso é legal ter um local para a armazenar, esse local é a caixa de entrada.

Modelos de caixa de entrada vertical e horizontal

bandeja-de-papel-horizontal bandeja-de-papel-vertical

Semana que vem continuaremos falando do passo 1, vou dar dicas de como iniciar tudo isso.

Ficou interessado em ser uma pessoa organizada? É só mandar um e-mail para contato@organizzeconsultoria.com.br

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Os 5 passos do GTD

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Oi gente,

Semana passada dei início a uma série de posts sobre o GTD. Aprendemos o que é, seus benefícios e também quem foi o inventor dessa metodologia.

Hoje vamos conhecer mais os 5 passos do GTD. O importante é ter em mente que esses 5 passos não necessariamente acontecem um após o outro. Eles tão separados assim por uma questão de didática.

São eles:

  • Capturar – como já disse no post anterior nossa mente não foi feita para armazenar informações. A ideia aqui é tirar as coisas da mente. Anotar tudo que queremos e precisamos fazer. Devemos fazer isso o tempo todo. Para isso precisamos de um local para anotar tudo e uma caixa de entrada para manter essas “tralhas” até chegar a hora de lidar (resolver) com elas
  • Esclarecer – ou triar. A proposta aqui é fazer uma triagem. O que levar menos de 2 minutos deve ser executado imediatamente, o que precisa ser feito essa semana vai para o calendário e todo o resto fica guardado na minha caixa de estoque.  A periodicidade aqui pode ser bem variável dependendo de como é a sua rotina. Você pode fazer 2 ou 3 vezes por dia. Mas se sua rotina te impede, tente fazer 1 vez por dia ou a cada dois dias.
  • Organizar – como o próprio nome já diz é o momento de organizar o estoque que ficou guardado no passo 2. Cada tralha (tarefa a fazer) do estoque precisa ser armazenada em uma categoria. O importante é que essas categorias façam sentido para você. Deve-se também executar esse passo 2 ou 3 vezes por dia.
  • Refletir ao contrário dos passos anteriores só iremos executar o refletir uma vez por semana. A ideia é decidir o que será feito na próxima semana dentro do calendário. Isso nada mais é do que um planejamento semanal. É importante determinar um horário no seu calendário semanal para executar o planejamento da semana seguinte.
  • Engajar – Ter o sistema funcionando. Tomar decisões com consciência, saber que esse é o melhor momento para executar essa tarefa.

A figura abaixo é simples mas muito importante. Faz a gente compreender bem a periodicidade de execução de cada passo.

5_passos_e_a_semana

Por hoje foi só. Semana que vem tem mais post sobre essa ferramenta maravilhosa. Vamos abordar com bastante clareza cada um dos 5 passos.

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GTD – Getting Things Done – O que é?

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O que é GTD?

Uma forma bem simples de explicar o que é GTD é ilustrando situações do nosso cotidiano. Assim, fica fácil compreender ao invés de decorar uma sigla em inglês.

Você chega em casa e lembra que precisa pegar uma encomenda que está na portaria do prédio do seu amigo faz três dias... Ou então, faz uma semana que você precisa ligar para a prestadora de TV a cabo, mas você só se lembra de fazer isso quando chega ao escritório e precisa estar em casa para ligar.

Tenho certeza que todo mundo que leu isso se identificou. Uns pouco e outros muito.

É para isso que o GTD existe, para evitar que situações como as descritas acima aconteçam. O GTD ensina a organizar todas as tarefas e compromissos, de tal forma que quando você está na rua executada apenas as coisas que precisam serem feitas na rua, e quando está em casa faz tudo que precisa ser feito em casa. Acreditem, pessoas organizadas conseguem cumprir tudo que planejam para a semana, além de todos os imprevistos que aparecem.

livro GTD

O GTD foi desenvolvido por David Allen, um consultor comportamental norte americano.  O segredo está na simplicidade. Afinal de contas, em um mundo onde as pessoas estão sempre reclamando da falta de tempo não há como “perder” tempo com uma metodologia complicada.

Para David nossa mente deve ser usada para criar, pensar e planejar e não para armazenar informações e dados. Por isso a metodologia está dividida em 5 etapas (passos) que devem ser constantemente executadas. Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.

Por hoje é só. Nós próximos dias farei outros posts descrevendo os 5 passos e mais informações sobre essa maravilhosa metodologia de produtividade.

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Documentos do carro – preciso guardar os docs antigos?

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Oi Organizzados, 

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Hoje peguei o documento do meu carro relativo ao ano de 2016. Isso me fez pensar… Será que preciso guardar o documento do ano passado, 2016? E dos anos anteriores (aqui no caso 2014, 2013…)? Será que documento do carro é como a maioria dos outros docs que preciso guardar os últimos 5 anos?

Então, vamos descobrir o que é preciso guardar?

Documento do carro, ano vigente (2016) – ter no do carro sempre que ele sair da garagem. No meu caso eu deixo dentro do porta-luva. Só tiro quando vai para oficina por mais de um dia.

Documento do ano anterior (2015) – Não é necessário, mas algumas seguradoras pedem o documento do ano anterior quando o veículo sofre um PT (perda toral por batida ou roubo, por exemplo). Então, é melhor prevenir do que remediar, certo?! Você pode guardar numa pastinha destinada as informações sobre o seu veículo.

DUT (documento único de transferência) – É super importante guardar o DUT com muito cuidado. Esse documento serve quando você for vender o seu carro. Será a prova de que você vendeu e passou o carro para o nome de outra pessoa. Isso evita que alguém faça multas no seu nome, ou até outras infrações bem mais graves, inclusive crimes. Aqui estão duas fotos do DUT para que você saiba o que é.

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Ficou com dúvida? Gostou? Coloca aqui nos comentários!

 

 

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Onde doar livros?

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Você sabe o que fazer com aquele montão de livros que não quer mais e ocupa um espaço enorme na sua casa?

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Essa semana (06/06/16) recebi um desafio de uma cliente Organizze: descobrir que locais no Recife recebem doação de livros. Livros (romances em sua maioria) em excelente estado e bem atuais.

Pode parecer algo simples, mas não foi. Depois de uma manhã de pesquisa na internet e alguns telefonemas descobri dois locais: a Biblioteca Pública do Estado de Pernambuco que fica bem pertinho do Parque 13 de Maio, e a Biblioteca Comunitária Caranguejo Tabaiares (vou colocar os contatos abaixo). Porém, os dois estão  temporariamente incapacitados de receber as doações devido a reformas.

Fiquei bem intrigada com isso. Como é possível numa cidade do tamanho de Recife (com mais de 1,5 milhões de pessoas) ser tão complicado doar livros? Isso me deu uma ideia, que tal criar uma lista de locais que recebem essa doação com a ajuda de todos os seguidores/leitores da Organizze?! 

Então, se você conhece um local na sua cidade que recebe doação de livros, basta colocar nos comentários o nome da cidade, nome do local (ONG, biblioteca, centro comunitário, etc.) e telefone para contato. Se tiver mais alguma informação relevante pode colocar também.

Exemplo:

Recife, Biblioteca Pública do Estado de Pernambuco, 81 3181-2642 falar com Keyla.

Locais que recebem doação de livros em Recife (apesar de temporariamente sem poder).

Biblioteca Comunitária Caranguejo Tabaiares

Rua Campos Tabaiares, 203.
Ilha do Retiro – Recife
Fone: (81)3077.2535
Blog: bibliotecacomunitariact.blogspot.com

Biblioteca Pública do Estado de Pernambuco

Rua João Lira, S/N – Santo Amaro
Recife – PE CEP: 50.050-550
Fone: Fone: (81) 3181-2642

Agora pergunta a seus colegas de trabalho, amigos e parentes (pelo whatsapp mesmo) se alguém sabe de um local que recebe doações de livros e coloca aqui nos comentários. 

beijos! 

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Como fazer um porta guardanapo

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Oi gente organizzada!

Faz um tempo que estou bem preocupada com a quantidade de lixo produzida na minha casa. Tentando diminuir isso, passei a sempre ter ecobags no carro, mudar alguns hábitos de consumo e tentar dar novos usos para algo que estava destinado ao lixo

Pensando nisso resolvi transformar rolinhos secos de papel toalha e papel higiênico em porta guardanapos. É impressionante o tanto de coisas que podemos fazer com esses rolinhos secos.

Aperta o play e veja como é fácil. 

 

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Dobrando o lençol de elástico!

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Você acha que dobrar lençol de elástico é fácil? Como você é esperto! Está coberto (a) de razão. Basta achar os quatros cantos (pontinhas) do lençol  de elástico  repetir o passo a passo que eu ensino no vídeo abaixo. Aperta o play!

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Organização de bijus

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Toda mulher, independente do estilo tem colares, brincos, pulseiras e anéis. Uns mais de outras, mas todas nós gastamos uma boa parte da nossa grana com eles.

Por isso hoje vou ensinar a vocês algumas formas de organizar esses acessórios indispensáveis na vida de qualquer mulher.

Agora você diz “OBA!” e a aperta o play

bem legal, ne? Curte nosso vídeo e acessa www.youtube.com/tvorganizze e se inscreve no canal para receber mais dicas como essa.

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Organização de documentos – contas e papelada de rotina

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Quem aqui nunca atrasou o pagamento de um serviço porque não conseguiu achar a conta?

Euzinha aqui que vos escreve.

Antes deu criar o meu sistema de organização de contas e papelada de rotina, eu mesma já perdi a data de vencimento de algumas contas. Mas hoje isso não acontece mais. Consegui um sistema de organização que funciona e que tenho o maior orgulho de implementar para os clientes da Organizze Consultoria e de mostrar para vocês.

Aperta ao play e aprende comigo!  

Aprendeu? Gostou? Curte e se inscreve no canal para receber mais vídeos e ser uma pessoa muito mais organizada. Acesse: www.youtube.com/tvorganizze

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Organizando documentos pessoais

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Oi organizzados, 

A gente às vezes não se dá conta da importância que é ter os documentos pessoais organizados. Conheço gente que já perdeu o voo  porque foi pegar o passaporte na hora que de sair para o aeroporto e não conseguia achar.

Ninguém quer passar por isso, ne?

Então confere aqui esse vídeo ensinando a organizar documentos pessoais. 

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