Organização de Documentos (contas a pagar)

Hoje eu vou falar pra vocês sobre organização de documentos, documentos que lidamos todos os meses, as contas a pagar. É muito importante que você tenha um local determinado para guardá-los. É fundamental também que haja uma categorização dos mesmos, assim quando você for procurar a conta de luz, de 3 meses atrás saberá onde está e com menos de 2 minutos terá acesso ao documento.

Esses documentos de rotina,  que lidamos todos os meses, são as contas a pagar. Contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais; pagamentos de cartão de crédito, pagamentos de mensalidade escolar e outros cursos, seguro saúde ou de vida, são apenas alguns exemplos. Para organizar esses documentos eu acho essencial um  porta arquivo de mesa ou uma bandeja empilhável. Você pode nomear de “contas a pagar” assim elas tem um local certo para ficar quando chegam dos correios e enquanto não vão a pasta correta.

Depois de pagas é preciso que você tenha pastas plásticas com divisórias ou então pastas do tipo arquivo. Nomeie cada divisória/pasta e coloque nela as contas com seus devidos comprovantes de pagamento. Você pode utilizar pastas do tipo arquivo que são armazenadas em caixas transparentes específicas para isso. O legal desse exemplo é que você pode empilhar uma caixa em cima da outra Se você paga as contas pelo internet bank você também pode guardar os comprovantes em pastas virtuais. Esses documentos de forma geral precisam ser guardados por 5 anos (depois eu faço um post sobre quanto tempo precisamos guardar os documentos). Então não esqueça de planejar bem o local e espaço que você utilizará para este fim.

Todas essas empresas são obrigadas a nos fornecer a Declaração de Quitação de Débitos. Documento que prova que pagamos todas as nossas contas referentes ao ano anterior. Não esquece de solicitar a sua por volta de abril e maio. Isso ajuda muito a diminuir a papelada. Olha a quantidade de papel que foi reduzida após ter  solicitado a empresa de telefonia móvel que me enviasse o documento, em 20 dias chegou. Para pedir o seu entre em contato com o SAC da empresa.

Pode não parecer, mas ai tem conta de celular e seu devido comprovante de pagamento por mais de 4 anos.

contas

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1 comentário a “Organização de Documentos (contas a pagar)

  1. Concordo com este tipo de atitude, os clientes sempre devem ter direitos sobre suas contas, afinal se posteriormente alegarem que você não efetuou o pagamento ou algo parecido você tem como provar, eu recomendo também que para organizar melhor seu financeiro utilize planilhas, de contas a pagar e receber, assim como as empresas utilizam para fluxo de caixa, eu utilizo para controle pessoas as planilhas da Cenize, indico para quem tiver interesse, são fáceis de usar e bem práticas, no site deles explica bastante: http://cenize.com/jfinancas/controle-financeiro-empresarial

    Abraços

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