Igual, igual, igual – padronização!

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Igual, igual, igual!

A padronização é uma das regras da organização. Ter tudo igual gera uma harmonia visual, que quando processada em nosso cérebro provoca a sensação de organização.

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Muita gente gosta de utilizar cores e padronagens distintas em pastas, caixas, cestos e baús na hora de adquirir esses acessórios organizadores. Eu gosto muito mais de utilizar sempre as mesmas cores e padronagens e deixar a diferenciação para as etiquetas autoexplicativas.

Imagine que você quer organizar 03 tipos de documentos e para isso vai a uma papelaria e compra 03 pastas com cores diferentes, azul, verde e vermelho.  Cada cor será para um tipo de documento. No entanto, a sua documentação começa a crescer em volume e tipo. Assim, você vai precisar de mais cores e unidades de pastas.

Pastas coloridas

Vamos supor que no final você ficou com 05 tipos de documentos, o que significa 05 cores diferentes, e que para cada tipo de documento você precisa de diferentes quantidades de pastas. O documento do tipo 01 ficou com a cor vermelha e você precisará de 05 unidades de pastas. Já o documento do tipo 02 ficou com a cor verde e você precisará de 11 unidades de pastas, e assim sucessivamente.

No final você vai ter 05 cores diferentes, cada uma com um número de pastas. Agora imagina se isso tudo é guardado na mesma estante. Vai ser impossível cada cor ter a sua própria prateleira na estante. Algumas cores ocuparão apenas meia prateleira, enquanto que outras precisarão de mais de uma.

Olha aqui uma imagem! Se todas essas caixas fossem da mesma ou cor ou de duas cores apenas, a sensação de organização ia ser muito maior. 

caixas coloridas

Como são muitos os documentos, precisará também escrever do lado de fora das pastas o que está arquivado ali. No final, o que a princípio te ajudaria a categorizar os tipos de documentos, acaba atrapalhando na organização visual (cores).

Esse tipo de conhecimento é algo que parece simples, mas na verdade não. É o detalhe que vai fazer uma grande diferença. Com o tempo algumas pessoas conseguirão perceber que a bagunça visual é culpa das cores, e outras saberão que há algo errado, contudo não vão conseguir identificar o que é. Os que conseguirem, muito provavelmente, comprarão as mesmas pastas (de uma única cor) de novo.

Gente, isso não quer dizer que sou contra a categorização por cores. Pelo contrário, acho que em muitos projetos ela é essencial. Apenas reforço que não é tão simples como parece e que os consultores em organização, são os profissionais adequados para resolver esse tipo de “problema”. Quem não tem experiência deve optar sempre pelo simples e básico, assim o risco de cometer erros e perder dinheiro é bem menor.

cestos padronização

O conhecimento técnico é inerente aos bons profissionais de organização e foi adquirido através de treinamentos, capacitações e experiências do dia a dia.

Portanto, se você quer começar a organizar sua casa, comece pequeno. Vá fazendo uma coisa de cada vez. Primeiro uma gaveta, depois uma cômoda, e depois o armário. Não compre tudo que achar nas lojas. Vá comprando de acordo com a necessidade.

Se você ficou com vontade de deixar tudo na sua casa ou no seu escritório organizado, mas não tem saco e nem tempo, chama a Organizze, a gente existe para isso.

Um beijo e até a próxima semana.

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Novo produto contra mofo – moffim

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Oi gente organizzada!

Já estamos no outono, daqui a pouco o inverno chega. Levanta a mão quem enfrenta problemas de fungos e mofos nessa época do ano. (Eu sou a primeira. eheheh). Mas existe um novo produto no mercado que promete ser um grande aliado nessa luta.

Recebi esse final de semana, do meu parceiro top Organiza Facil, uma caixa com 10 sachês moffim. (para conhecer mais sobre o produto clica aqui).

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O moffim pode ser utilizado em todos os ambientes da casa para proteger contra fungos, mofos e mau cheiro. Você pode deixar dentro de gavetas, pendurar no cabideiro, colocar dentro de sapatos, junto de maquiagem,  mantimentos, equipamentos eletrônicos, documentos e papeis e até álbuns de fotografia. Ele vai tirar a umidade do ambiente e assim evitar o mofo.

Antes de usar é importante limpar o local, pois o produto não remove o mofo existente, ele evita.

Outro ponto positivo do produto é que ao contrário de outros desumidificadores do mercado o conteúdo não se transforma em água ou óleo ao cumprir seu papel. Já ouvi relatos de clientes que tiveram os sacos rasgados e o óleo se espalhou por todo o closet. Imagina a meleca… Eca!

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Para funcionar é preciso remover a embalagem plástica e deixar o produto no saco de tnt. Vem também dentro da embalagem um mini cabide para pendurar em qualquer lugar, se necessário.

Já espalhei todo o moffim pela casa e simbora ver como funciona. O tempo de duração é muito relativo, varia de acordo com a quantidade de umidade de cada ambiente. Mas a hora de trocar é quando o produto de dentro d tnt, estiver parecendo um sabonete de argila.

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Quem quiser comprar é só acessar o link da loja Organiza Fácil. Um passarinho me contou que eles vão fazer uma grande promoção a partir de hoje.

Um beijo. 

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Controlando a bagunça no seu computador

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Dicas para melhorar a organização do seu computador

1-Não polua o desktop com várias coisas. Deixa na área de trabalho apenas o essencial. O desktop é como se fosse a sua mesa de trabalho física/real, quanto mais entulho você tem na sua escrivaninha, mais complicado é organizar os pensamentos e produzir, certo?! Mas se isso não te convenceu a ter desktop limpo, saiba que quanto mais arquivos, pastas, ícones e atalhos na área de trabalho mais lento o computador fica para carregar.

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2- Organize tudo em pastas, subpastas e coloque nomes. Crie quantas categorias/pastas forem necessárias para organizar todos os seus arquivos. O importante é que as categorias e nomes façam sentido para você. Por exemplo, eu fiz duas faculdades ao mesmo tempo, então na hora de organizar qualquer arquivo, trabalho ou resenha relacionados aos cursos era assim que eu organizava. Criei uma pasta Faculdades – Dentro de Faculdades criei as pastas Administração  e Hotelaria. Dentro de Administração tinhas as subpastas – Período 1; dentro de Período 1 havia as subpastas – TGA, Psicologia, Matemática Financeira.. E assim sucessivamente.

pastas virtuais

3 – Faça backup regularmente. Imagine perder documentos e  de fotos por conta de um notebook roubado ou uma HD que “deu pau“. Uma maneira simples de fazer backup é com um HD externo ou pendrives (por sinal estão com o preço cada vez mais acessível). Também é possível utilizar espaços virtuais como o iCould.  Quem quiser uma sugestão eu utilizo o SyncBackFree. Também prefiro fazer backup do tipo espelhamento. Para quem não sabe a diferença no tipo espelho o backup fica igual ao seu computador, tudo que você apagar do seu computador, também será apagado quando você fizer backup no HD externo. Já o backup normal (eu chamo de normal, mas não sei se o nome correto é esse), ao fazer o backup o que você apagou do computador não será excluído no HD externo, apenas salva as coisas novas que você fez.

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4 – Apague periodicamente os arquivos que já não são mais necessários. Você hoje já terminou a faculdade e ainda continua guardando todos os trabalhos escolares de quando você ainda estava na escola. Ou pior você tem vários arquivos de trabalho, do emprego que você já deixou a mais de 2 anos. Marque um dia na sua agenda para fazer uma limpeza e excluir tudo o que você não precisa.

5 – Apague todos os e-mails que você não tem interesse em salvar. Menos é sempre mais.

Pronto! Agora você tem um computador organizado!

computador organizado

PS: Se você está achando muito difícil fazer tudo isso em seus arquivos antigos, abra uma nova pasta e a nomeio de “arquivos bagunçados”, por exemplo, e comece a partir de agora a organizar seus novos arquivos. 

Gostaram das dicas? Diz ai para gente.

Um cheiro. 

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Comprovante de Quitação de Débito

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Oi gente, hoje a dica é sobre o comprovante de quitação de débitos!

Organizar papel é sempre uma confusão você nunca sabe o que pode e o que não pode jogar fora. É imprescindível ter em mãos uma tabela de temporalidade de guarda de documentos. Com ela você saberá exatamente o que vai para o lixo e o que fica arquivado.  Existem alguns sites que disponibilizam essas informações. Basta colocar no Google ‘tempo de guarda de documentos.’ De qualquer forma, é sempre bom conferir e confirmar as informações que você achar na net com um contador ou advogado da área.

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Mas se você resolveu organizar a papelada, já vá separando os sacos de lixo. Você vai precisar para jogar muita coisa fora. Não esqueça, ao descartar alguns papeis pessoais, é fundamental rasgar bem picotadinho. Existem ONGs espalhadas pelo Brasil que recolhem papel para reciclagem. Já fizemos um post falando sobre isso. Para saber sobre uma empresa (ONG) em Recife que recolhe papel para reciclagem clique aqui

Uma boa forma de diminuir a quantidade de papeis arquivados é por meio do COMPRAVANTE DE QUITAÇÃO DE DÉBITO.  É um documento que prova que pagamos todas as nossas contas daquela empresa no ano anterior. Uma boa época para solicitar junto às empresas é agora, no final de março e começo de abril. Você pode pedir a qualquer empresa que forneça um serviço. Luz, água, telefonia, escola, TV a cabo, internet, etc. Para pedir basta entrar em contato com o SAC da empresa. Em cerca de 20 dias chega o documento.

Já pensou ao invés de guardar 12 comprovantes de pagamento de seguro saúde, telefone celular, provedor de internet, etc. você só precisará guardar uma folha de papel de cada?! O espaço utilizado será bem menor. É mais fácil de organizar e achar qualquer coisa.

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A importância da organização dentro de empresas (caso pizzaria delivery)

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Oi gente,

hoje vou contar uma história para vocês conseguirem visualizar a importância da organização em uma empresa.

Que organização é importante, todo mundo já sabe. Mas imagine quando uma pizzaria delivery é desorganizada e isso afeta toda a experiência de compra do cliente e principalmente o sabor da pizza no final.

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A organização física em estabelecimentos comerciais é essencial para que o produto ou serviço entregue seja no mínimo satisfatório e compatível ao pago pelo consumidor.

Por ser formada em hotelaria e em administração de empresas, e trabalhar com organização, eu presto muita atenção quando vou a algum lugar. Perceber que a desorganização afeta a produtividade é o que eu faço.

Ontem ao ir a uma pizzaria delivery em Recife observei o quanto a falta de organização do local, deixava tudo muito confuso, e afetava no resultado final da pizza entregue ao cliente.

Três pontos me chamaram muito atenção:

1 – Não havia local para guardar as caixas vazias que aguardavam as pizzas que estavam saindo do forno.

2- também não tinha local para guardar as pizzas prontas, que já tinham sido embaladas e estavam ou esperando ou o motoqueiro ou os clientes que fizeram pedido por telefone.

3- O maior problema de desorganização estava no controle dos pedidos. Após o pagamento o papel com a ordem de compra do cliente ficava ou na mão do gestor, que esquecia frequentemente de falar para o pizzaiolo qual deveria ser o sabor a ser preparado ou jogado no balcão, esperando que o pizzaiolo adivinhasse qual o próximo da fila.

desorganização

Como não havia uma ordem na execução, alguns pedidos ficavam perdidos. Por exemplo: eu comprei 02 pizzas e tive meus pedidos entregues com intervalos de mais de 10 minutos de diferença entre uma pizza e outra. Na hora de levar pra casa, enquanto a segunda pizza estava quentinha, pois tinha acabado de sair do forno a primeira já tinha perdido quase todo o calor.

Fica aqui agora as dicas para o proprietário:

1-       Um varal com pregadores móveis que prendem o papel do pedido resolveria o maior dos problemas.

2-      Instalar prateleiras no local e categorizá-las para caixas vazias aguardando pizza e caixas cheias aguardando cliente/motoqueiro.

Organização de pedidos

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Organização de Depósito em um Escritório

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Fotos para conferir o antes e o depois da organização de um escritório de arquitetura.

O espaço em questão é utilizado para guardar amostras de material (piso, tecido, forro, etc.,), folders, panfletos e também os produtos de almoxarifado da empresa.

Tudo foi categorizado e identificado. Isto facilita o encontro e manuseio do produto.

Gostou? Entre em contato conosco, teremos a solução ideal para seu problema de bagunça. 

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E-mail master!!!

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Guardar senhas, logins e dados de cadastro de sites na memória é uma missão impossível. Não precisa ser nenhum Homer Simpsion, alguma informação acaba sempre sendo esquecida. Quem já não teve que clicar no campo “esqueci a senha” ? É verdade que hoje muitos sistemas permitem logar com os dados do Facebook, mas tem gente que não gosta e alguns sites ainda obrigam você a criar uma conta.

Falta de memoria

Foi levando em conta esse tipo de transtorno que as pessoas enfrentam que o blog da Organizze Consultoria trouxe a dica do e-mail master.

Mas o que seria o e-mail master? O e-mail master é um artifício para ajudar as pessoas a memorizarem as senhas e logins de acesso. Você cria uma conta de e-mail ou utiliza uma antiga que quase não lhe tem serventia.  Todo cadastrado de sites de compra, programas de fidelidade, redes sociais ou qualquer outra coisa que precisar fazer cadastro, você utiliza os dados do e-mail master, o endereço e a senha.  Agora quando precisar logar em alguma coisa saberá qual o email e a senha. Em vez de decorar 4.372 (quatro mil trezentas e setenta e duas) senhas você só precisará decorar 1.

Não se esqueça de dedicar outro endereço de e-mail para enviar e receber mensagens. Caso contrário, sua caixa de entrada será eternamente lotada de spams.

Gostou? Dê sua opinião e sugira temas para posts. Aproveita para curtir nossa página no facebook. 

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Putz! O boleto venceu e esqueci de pagar. Como pagar um boleto vencido

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Pouca gente sabe, mas após a data de vencimento de um boleto é possível gera um novo com multa e juros no site do banco credor. Isso facilita bastante na organização do dia-a-dia, certo? Você não precisa ter que ir na agência bancaria, enfrentar uma fila gigante para poder pagar algo que esqueceu.

Veja abaixo como é fácil conseguir na página do banco um novo boleto.

  • Banco Itaú: Atendimento – Boletos e Comprovantes – Boletos – Atualizar Boleto Vencido 

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  • Banco do Brasil: Página inicial – Rola a página para baixo  e escolhe a opção 2 Via de Boleto.

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  • Banco Santander: Pagina inicial – Escolhe a opção Serviços, logo em baixo vai aparecer a opção 2 Via de Boleto

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  • Banco Bradesco – Página inicial – A opção 2 Via de Boleto fica na página inicial do lado direito.

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  • Caixa Econômica – Página inicial – Clica na aba “Você” o último tipo de produto é o 2 Via de Boleto.

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Gostou da dica? Curta nossa página do facebook e receba essa e muitas outras dicas sobre organização.

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Organização de Documentos (contas a pagar)

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Hoje eu vou falar pra vocês sobre organização de documentos, documentos que lidamos todos os meses, as contas a pagar. É muito importante que você tenha um local determinado para guardá-los. É fundamental também que haja uma categorização dos mesmos, assim quando você for procurar a conta de luz, de 3 meses atrás saberá onde está e com menos de 2 minutos terá acesso ao documento.

Esses documentos de rotina,  que lidamos todos os meses, são as contas a pagar. Contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais; pagamentos de cartão de crédito, pagamentos de mensalidade escolar e outros cursos, seguro saúde ou de vida, são apenas alguns exemplos. Para organizar esses documentos eu acho essencial um  porta arquivo de mesa ou uma bandeja empilhável. Você pode nomear de “contas a pagar” assim elas tem um local certo para ficar quando chegam dos correios e enquanto não vão a pasta correta.

Depois de pagas é preciso que você tenha pastas plásticas com divisórias ou então pastas do tipo arquivo. Nomeie cada divisória/pasta e coloque nela as contas com seus devidos comprovantes de pagamento. Você pode utilizar pastas do tipo arquivo que são armazenadas em caixas transparentes específicas para isso. O legal desse exemplo é que você pode empilhar uma caixa em cima da outra Se você paga as contas pelo internet bank você também pode guardar os comprovantes em pastas virtuais. Esses documentos de forma geral precisam ser guardados por 5 anos (depois eu faço um post sobre quanto tempo precisamos guardar os documentos). Então não esqueça de planejar bem o local e espaço que você utilizará para este fim.

Todas essas empresas são obrigadas a nos fornecer a Declaração de Quitação de Débitos. Documento que prova que pagamos todas as nossas contas referentes ao ano anterior. Não esquece de solicitar a sua por volta de abril e maio. Isso ajuda muito a diminuir a papelada. Olha a quantidade de papel que foi reduzida após ter  solicitado a empresa de telefonia móvel que me enviasse o documento, em 20 dias chegou. Para pedir o seu entre em contato com o SAC da empresa.

Pode não parecer, mas ai tem conta de celular e seu devido comprovante de pagamento por mais de 4 anos.

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Como organizar cartões de visita

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Existem duas formas de organização de cartões de visita, organização física e digital. Hoje vou dar dicas de como organizar cartões de visita de forma física, dessa maneira na hora que mais precisar será fácil encontrar as informações desejadas.

1- Para organizar cartões é preciso de um local adequado para os mesmos, nada de ficar jogado em gavetas. Escolha entre pastas e caixas próprias para esse tipo arquivo. (como essas abaixo)

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2- Em ordem alfabética categorize seus cartões. Por exemplo: gráficas, papelaria, oficinas mecânicas, etc. Assim você coloca em cada categoria o cartão correspondente.

3- A última, mas não menos importante…

Ao receber/trocar um cartão faça anotações no cartão. Você pode colocar o local/evento onde conheceu aquela pessoa, a especialidade da empresa, o nome de quem você conversou caso no cartão não tenha, e qualquer outra informação que você achar relevante.

Apesar de ter colocado essa dica na categoria de escritório, acho super válido utilizar uma metodologia assim para guardar os nossos cartões pessoais. As vezes vamos a uma festinha em que gostamos do dj ou do buffet e pegamos o cartão, mas no dia que precisamos nunca sabemos onde está e precisamos ligar para o anfitrião da tal festa para pegar o contato. Guarde seus cartões organizados e tenha tudo em suas mãos!

Organizze, do seu jeito!

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