Como começar a usar/aplicar o GTD na sua vida – Capturar (parte 2)

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Muita gente se pergunta: como começo adotar o GTD na minha vida? Aqui está a resposta.  Qualquer processo de organização começa com o destralhamento ou seleção e descarte. Isso nada mais é do que se desfazer de tudo aquilo que não tem mais serventia para você. Você vai precisar avaliar o seu ambiente físico e analisar o que tem. Muita coisa irão para o lixo, outras para doação e o restante será armazenado novamente de forma ordenada.

clutter

é possível produzir nesse ambiente?

Vamos imaginar que estamos organizando o escritório. Escolha um local para iniciar. Pode ser a mesa, as gavetas ou os armários, o importante é escolher um ponto de partida e seguir uma ordem, assim você não esquece de nenhum lugarzinho.

Algumas pessoas gostam de fazer isso de uma vez só, outras aos poucos. Eu acho que surte muito mais efeito, principalmente ao longo prazo, quando se faz tudo de uma vez só. Pode ser trabalhoso, mas é extremamente recompensador. É importante ter em mente que só será demorado e trabalhoso da primeira vez.

Algumas pessoas podem não conseguir fazer tudo de uma vez só. O espaço pode ser muito grande e/ou muitas coisas para destralhar. Se esse for seu caso, reserve horas no seu dia e programa os dias na sua agenda para executar essa tarefa. Assim, ao mesmo tempo que limpa para começar a usar o GTD, sem perceber já estará fazendo uso da metodologia em si.

Quanto tempo dura essa limpeza/destralhamento? Tudo vai depender do seu ritmo e da quantidade de coisas, mas posso dizer que na média de 1 a 2 dias, considerando essa limpeza a única tarefa nesses dias.

Primeira Captura Mental

Se você limpou e organizou o seu ambiente físico, agora é a hora de limpar e organizar a sua mente. Destralhar mentalmente é muito mais fácil, depois que seu ambiente físico já está destralhado. Por isso é tão importante organizar o espaço físico antes.

before-and-after

Para isso pegue muitas folhas de papel e anote em cada folha apenas 1 coisa que você precisa fazer. Pode parecer idiotice e gasto desnecessário de papel, mas é extremamente importante para a usabilidade da metodologia que em cada folha de papel tenha apenas uma coisa (tralha).

(Essas folhas de papel não precisam ser grandes (A4) e podem ser rascunhos).

Esse processo também demorará algumas horas, e por experiência própria será difícil destralhar mentalmente tudo da primeira vez. De qualquer forma é importante que você marque um dia para essa tarefa. Agende uma tarde e se dedique exclusivamente. Bote o telefone no modo avião, assim não perde tempo olhando as atualizações das redes sociais.

Detalhes que ajudam nessa captura.

  • O local precisa ter boa iluminação;
  • Sente-se confortavelmente;
  • Tenha um apoio para escrever,
  • Escolha uma caneta ou lápis de escrita fácil, algo que você não precise fazer força para escrever.

caputra

Agora é só tirar tudo da sua cachola. Escreva tudo que você precisa fazer hoje, amanhã, essa semana e semana que vem. Anote também seus projetos, seus sonhos, os compromissos de futuros próximos e compromissos de futuros distantes. Escreva tudo aquilo que chama a sua atenção e que você não pode se esquecer.

Pronto! Depois disso podemos partir para o passo 2, ESCLARECER

Até semana que vem!

Obs: a palavra destralhar é uma tradução quase que literal da palavra inglesa declutter.

Quer ser mais organizada? Pergunte-me como!

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Capturar – o passo 1 do GTD

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Oi gente,

Hoje vamos iniciar o terceiro post da série sobre GTD. Nosso foco será no passo 1, CAPTURAR (coletar).

O objetivo desse passo é anotar qualquer tipo de tralha (informação/coisa) que capte a sua atenção. Pois, como já disse nos posts anteriores a nossa mente foi feita para criar e não para armazenar coisas. Acredite, a sua cabeça vai falhar no exato momento em que você precisa lembrar-se da informação (tralha).

bloquinho

Eu sugiro a todo ter duas ferramentas de coleta de tralha (informação/coisa), uma digital e uma de papel. Mas é claro que isso é adaptável a realidade de cada pessoa.

Por exemplo, eu tenho um bloquinho (papel) de captura sobre a minha mesa de trabalho, um ao lado da cama (impressionante a quantidade de coisas que vem a nossa mente na hora que deitamos), e o gravador do celular para toda a coleta quando eu estou na rua.

Como tudo isso funcionada?

Ao longo do dia enquanto estou trabalhando em uma tarefa outras demandas surgem. Essas demandas (tralhas) podem ser urgentes, podem ser apenas mais tarefas, podem ser compromissos (eventos com data e hora para acontecer) e o bloquinho ao lado do computador foi a melhor forma que encontrei de anotar essas demandas sem que a concentração seja totalmente interrompida. Depois eu consigo voltar a trabalhar na tarefa sem perder o foco do que estava fazendo.

Vamos imaginar que eu trabalhei no computador a manhã toda, quando foi a tarde eu tive que sair, mas isso não significa que demandas não apareçam, elas surgem a todo o momento. Para mim a melhor forma de capturar essas demandas quando estou na rua, é através do gravador de voz do celular. Pois é algo que está sempre comigo.

Isso não significa que você não possa ter mais de uma ferramenta de coleta digital (evernote, todoist, Google drive, email) ou outras formas de captura física. Aqui vale muito o BOM SENSO. Contudo, quanto mais ferramentas de captura (coleta) você tiver mais complicado será processar  e organizar todas as informações (tralhas) quando chegar aos próximos passos.  Com muitas ferramentas você ficará confuso e vai acabar perdendo alguma coisa coletada.

É muito importante que você tenha um local para manter (temporariamente) as demandas que chegam a você, mas que não foi você quem as coletou. Por exemplo, cartas, comunicados de diretoria, recados da sua secretária, etc. Tudo isso também são tralhas que precisarão ser processadas e organizadas, mas enquanto você não faz isso é legal ter um local para a armazenar, esse local é a caixa de entrada.

Modelos de caixa de entrada vertical e horizontal

bandeja-de-papel-horizontal bandeja-de-papel-vertical

Semana que vem continuaremos falando do passo 1, vou dar dicas de como iniciar tudo isso.

Ficou interessado em ser uma pessoa organizada? É só mandar um e-mail para contato@organizzeconsultoria.com.br

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Os 5 passos do GTD

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Oi gente,

Semana passada dei início a uma série de posts sobre o GTD. Aprendemos o que é, seus benefícios e também quem foi o inventor dessa metodologia.

Hoje vamos conhecer mais os 5 passos do GTD. O importante é ter em mente que esses 5 passos não necessariamente acontecem um após o outro. Eles tão separados assim por uma questão de didática.

São eles:

  • Capturar – como já disse no post anterior nossa mente não foi feita para armazenar informações. A ideia aqui é tirar as coisas da mente. Anotar tudo que queremos e precisamos fazer. Devemos fazer isso o tempo todo. Para isso precisamos de um local para anotar tudo e uma caixa de entrada para manter essas “tralhas” até chegar a hora de lidar (resolver) com elas
  • Esclarecer – ou triar. A proposta aqui é fazer uma triagem. O que levar menos de 2 minutos deve ser executado imediatamente, o que precisa ser feito essa semana vai para o calendário e todo o resto fica guardado na minha caixa de estoque.  A periodicidade aqui pode ser bem variável dependendo de como é a sua rotina. Você pode fazer 2 ou 3 vezes por dia. Mas se sua rotina te impede, tente fazer 1 vez por dia ou a cada dois dias.
  • Organizar – como o próprio nome já diz é o momento de organizar o estoque que ficou guardado no passo 2. Cada tralha (tarefa a fazer) do estoque precisa ser armazenada em uma categoria. O importante é que essas categorias façam sentido para você. Deve-se também executar esse passo 2 ou 3 vezes por dia.
  • Refletir ao contrário dos passos anteriores só iremos executar o refletir uma vez por semana. A ideia é decidir o que será feito na próxima semana dentro do calendário. Isso nada mais é do que um planejamento semanal. É importante determinar um horário no seu calendário semanal para executar o planejamento da semana seguinte.
  • Engajar – Ter o sistema funcionando. Tomar decisões com consciência, saber que esse é o melhor momento para executar essa tarefa.

A figura abaixo é simples mas muito importante. Faz a gente compreender bem a periodicidade de execução de cada passo.

5_passos_e_a_semana

Por hoje foi só. Semana que vem tem mais post sobre essa ferramenta maravilhosa. Vamos abordar com bastante clareza cada um dos 5 passos.

Gostou? Quer ser uma pessoa mais organizada? Manda um e-mail para contato@organizzeconsultoria.com.br e saiba mais sobre o Programa de Organização Pessoal, o POP Organizze.

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GTD – Getting Things Done – O que é?

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O que é GTD?

Uma forma bem simples de explicar o que é GTD é ilustrando situações do nosso cotidiano. Assim, fica fácil compreender ao invés de decorar uma sigla em inglês.

Você chega em casa e lembra que precisa pegar uma encomenda que está na portaria do prédio do seu amigo faz três dias... Ou então, faz uma semana que você precisa ligar para a prestadora de TV a cabo, mas você só se lembra de fazer isso quando chega ao escritório e precisa estar em casa para ligar.

Tenho certeza que todo mundo que leu isso se identificou. Uns pouco e outros muito.

É para isso que o GTD existe, para evitar que situações como as descritas acima aconteçam. O GTD ensina a organizar todas as tarefas e compromissos, de tal forma que quando você está na rua executada apenas as coisas que precisam serem feitas na rua, e quando está em casa faz tudo que precisa ser feito em casa. Acreditem, pessoas organizadas conseguem cumprir tudo que planejam para a semana, além de todos os imprevistos que aparecem.

livro GTD

O GTD foi desenvolvido por David Allen, um consultor comportamental norte americano.  O segredo está na simplicidade. Afinal de contas, em um mundo onde as pessoas estão sempre reclamando da falta de tempo não há como “perder” tempo com uma metodologia complicada.

Para David nossa mente deve ser usada para criar, pensar e planejar e não para armazenar informações e dados. Por isso a metodologia está dividida em 5 etapas (passos) que devem ser constantemente executadas. Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.

Por hoje é só. Nós próximos dias farei outros posts descrevendo os 5 passos e mais informações sobre essa maravilhosa metodologia de produtividade.

Quer ser uma pessoa mais organizada? A Organizze tem o POP, Programa de Organização Pessoal. Nós ensinamos você a ser uma pessoa organizada! Entra em contato!

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